Sistema de gestión documental y de archivo de la Universidad Estatal Península de Santa Elena, Cantón La Libertad, Provincia de Santa Elena, año 2015.

Abstract

La información es lo más importante en una institución universitaria. Con la implementación de las Tics, los procesos y manejo de documentos se han vuelto rápidos y efectivos. Este documento tiene como objetivo evaluar cómo la gestión documental influye en la optimización de los recursos de la UPSE a través de entrevistas y encuestas que permitan la optimización de recursos en la organización, conservación y disposición de los documentos de archivos que se generan en la universidad. Como marco de referencia se tomó el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, para uso obligatorio en los archivos de las instituciones públicas y privadas contempladas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información. Para la investigación se aplicaron métodos cualitativos y cuantitativos, se realizaron encuestas a los usuarios que gestionan documentos como directivos, personal administrativo, docentes y estudiantes, para medir el nivel de conocimiento de las normativas y procesos que conllevan a una buena gestión, dando como resultado de la investigación, que no cuentan con un modelo estandarizado para cada dependencia de la institución que permita un proceso integral de la gestión documental. Se realizó el análisis de la encuesta y de las entrevistas para conocer, cómo se maneja la información en la universidad, el conocimiento de normativas por parte de los usuarios y niveles de consumo de los recursos. Se concluye con la recomendación de estrategias que disminuya el uso de papel, como el uso de medios digitales y correo directo; la capacitación y la implementación de un Sistema integrado de manejo documental que mejore los procesos y optimice los recursos de la institución.