Resumen:
La información es lo más importante en una institución universitaria. Con la
implementación de las Tics, los procesos y manejo de documentos se han vuelto
rápidos y efectivos. Este documento tiene como objetivo evaluar cómo la gestión
documental influye en la optimización de los recursos de la UPSE a través de
entrevistas y encuestas que permitan la optimización de recursos en la
organización, conservación y disposición de los documentos de archivos que se
generan en la universidad. Como marco de referencia se tomó el Instructivo de
Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, para uso obligatorio
en los archivos de las instituciones públicas y privadas contempladas en la Ley del
Sistema Nacional de Archivos y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información. Para la investigación se aplicaron métodos cualitativos y
cuantitativos, se realizaron encuestas a los usuarios que gestionan documentos
como directivos, personal administrativo, docentes y estudiantes, para medir el
nivel de conocimiento de las normativas y procesos que conllevan a una buena
gestión, dando como resultado de la investigación, que no cuentan con un modelo
estandarizado para cada dependencia de la institución que permita un proceso
integral de la gestión documental. Se realizó el análisis de la encuesta y de las
entrevistas para conocer, cómo se maneja la información en la universidad, el
conocimiento de normativas por parte de los usuarios y niveles de consumo de los
recursos. Se concluye con la recomendación de estrategias que disminuya el uso
de papel, como el uso de medios digitales y correo directo; la capacitación y la
implementación de un Sistema integrado de manejo documental que mejore los
procesos y optimice los recursos de la institución.
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