Gestión documental para fortalecer la sostenibilidad corporativa en el Instituto de Posgrados UPSE

Abstract

La presente investigación tuvo como objetivo analizar la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Estatal Península de Santa Elena (UPSE), con la finalidad de determinar su contribución al fortalecimiento de la sostenibilidad corporativa institucional. El estudio se desarrolló bajo un enfoque cualitativo, de tipo descriptivo y con un diseño no experimental de corte transversal. La población participante estuvo conformada por siete actores académico-administrativos vinculados directamente con los procesos de gestión documental, entre ellos tres coordinadores académicos y cuatro asistentes técnicos administrativos, seleccionados mediante muestreo no probabilístico por conveniencia. Para la recopilación de información se emplearon entrevistas semiestructuradas, observación directa y análisis documental, permitiendo realizar una triangulación metodológica de los hallazgos. El análisis se estructuró a partir de las categorías gestión documental y sostenibilidad corporativa, considerando dimensiones relacionadas con la organización documental, acceso y recuperación de información, digitalización y soporte tecnológico, cumplimiento normativo, eficiencia administrativa, transparencia, gobernanza institucional y transformación digital. Los resultados evidenciaron que el Instituto dispone de prácticas funcionales de organización y manejo documental que favorecen la continuidad operativa y la eficiencia administrativa; sin embargo, persisten oportunidades de mejora relacionadas con la estandarización de procedimientos, la dependencia de archivos físicos y la integración de herramientas tecnológicas. Asimismo, se determinó que una adecuada gestión documental fortalece la transparencia, la trazabilidad, el control institucional y la toma de decisiones. Se concluye que la gestión documental constituye un componente estratégico para la sostenibilidad corporativa, por cuanto contribuye a optimizar recursos, reducir tiempos operativos, fortalecer la gobernanza y promover la modernización administrativa mediante la transformación digital.